Tugas Pengantar Bisnis 6s

TUGAS 6S

Nama Dosen  : SUGENG LESTARI, SE, MM.

Kelas              : 1EB23

Type               : ESSAY

Oleh               : GHINA SALSABILLA PUTRI PERTIWI

SOAL

1. Jelaskan tentang pengertian Organisasi sebagai Badan maupun sebagai Terstruktur!
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Rentang Kendali dan Jelaskan pula faktor faktor apa saja yang menentukan tinggi redahnya Rentang Kendali!
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan struktur organisasi matriks dan apa saja keunggulan serta kelemahannya!
4. Jelaskan pengertian organisasi formal dan organisasi informal beserta karakteristiknya masing masing!
5. Jelaskan perbedaan antara pengelolaan Organisasi secara Sentralisasi dengan Desentralisasi! Apa keunggulan dan kelemahannya masing masing!

PENGERTIAN ORGANISASI SEBAGAI BADAN 

Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu. 

PENGERTIAN ORGANISASI SEBAGAI TERSTRUKTUR 

Organisasi dalam arti bagan atau strukutur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan kerja sama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha untuk mencapai suatu tujuan.

Rentang Kendali (Span of Control) adalah kemampuan manajer melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung kepada jumlah bawahan yang melapornya. Rentang Kendali :

• Semakin besar rentang kendali semakin efisien dari segi biaya tetapi mengurangi keefektifan
• Hal tsb karena kinerja karyawan menurun dan manajer tidak memiliki banyak waktu untuk melakukan bimbingan dan dukungan yang diperlukan
• Diperlukan investasi untuk melatih karyawan agar kinerjanya tetap baik

Faktor yang menentukan tinggi rendahnya Rentang Kendali yaitu :

• Pentingnya hubungan tatap muka dengan bawahan. Karena manajer harus mampu melakukan hubungan pribadi dalam menyelesaikan masalah-masalah lainnya, dan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan ini merupakan kendala mendasar dalam menentukan jumlah bawahan atau rentang kendali.
• Berkaitan dengan pengendalian dan evaluasi dari kegiatan masing-masing bawahan serta masing-masing subunit organisasi. Kegiatan ini sangat bergantung pada informasi yang disediakan oleh sistem informasi.

Organisasi matrik disebut juga organisasi manajemen proyek yaitu organisasi dimana penggunaan struktur.organisasi dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi matrik digunakan berdasrkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bagian penelitan dan pengembangan.

     Struktur organisasi matrik menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing-masing anggota kembali ke departemennya masing-masing sampai adanya proyek baru dimana mereka ditarik kembali untuk bekerja sama. 

     Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.

Keunggulan :

• Mendorong penggunaan secara fleksibel
• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya keahlian yang dimiliki
• Menumbuhkan koordinasi dan integrasi yang kohesif

Kelemahan :

• Memberi kesempatan bagi inkonsistensi permintaan antara fungsional dan output based people
• Berpeluang menumbuhakan role ambiguity
• Tanpa keseimbangan wewenang antara manajer fungsional dengan output based coordinator, kinerja  akan terganggu

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.

Ada 3 Unsur pokok organisasi formal, yaitu :

1. Sistem kegiatan terkoordinasi
2. Kelompok orang
3. Kerjasama mencapai tujuan

Tiang dasar teori organisasi formal :

1. Pembagian kerja
2. Proses skalar (hirarki) dan fungsional (horizontal)
3. Struktur
4. Rentang kendali

Karakteristik organisasi formal :

• Disiplin kerja diatur secara formal
• Pengorganisasian jelas
• Tujuan terencana dengan jelas
• Pola komunikasi relatif mapan
• Ada kekhususan keahlian/profesionalisme

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari dan dilakukan atas hubungan pribadi dan tidak resmi.

Karakteristik organisasi informal :

• Hubungannya informal
• Jumlah anggotanya relatif kecil
• Disiplin kerja didasarkan atas kesadaran pribadi
• Proses pembentukan didasarkan pada kepentingan bersama
• Kapasitas hasil kerja relatif rendah karena keterbatasan pekerja

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah.

Keunggulan sentralisasi adalah :

• Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien. Seluruh aktivitas organisasi terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah.

• Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi. Tidak perlu jenjang koordinasi yang terlalu jauh antara unit pengambilan keputusan dan yang akan melaksanakan atau terpengaruh oleh pengambilan keputusan tersebut.

• Peningkatan resource sharing dan sinergi. Sumberdaya dapat dikelola secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.

• Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain. Satu aset dapat dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.

• Perbaikan koordinasi. Koordinasi menjadi lebih mudah karena adanya unity of command.

• Pemusatan expertise. Keahlian dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang.

Kelemahan sentralisasi adalah :

• Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan keputusan dengan pendekatan sentralisasi seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang sekiranya berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut.

• Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.

• Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja.

• Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level uniit organisasi yang di bawah.

• Perspektif luas, tetapi kurang mendalam. Pimpinan organisasi akan mengambil keputusan berdasarkan perspektif organisasi secara keseluruhan tapi tidak atau jarang mempertimbangkan implementasinya akan seperti apa.

Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Keunggulan Desentralisasi adalah:

• Jenjang manajemen lebih sedikit (flat).

• Birokrasi berkurang. Pengambilan keputusan akan berada pada unit yang sekaligus melaksanakan.

• Lebih responsif terhadap perubahan. Unit organisasi akan lebih mudah menghadapi situasi terkini karena pengambilan keputusan ada pada unit desentralisasian.

• Lebih mendorong kreativitas dan pengembangan ide baru. Unit-unit organisasi yang ada akan berupaya mengembangkan potensi dirinya.

• Motivasi karyawan lebih tinggi. Anggota organisasi akan mempunyai rasa memiliki organisasi yang tinggi dan termotivasi untuk mengembangkan dan meningkatkan kinerja unit organisasinya.

• Keterlibatan karyawan lebih besar. Banyak penelitian yang menunjukkan bahwa partisipasi yang lebih tinggi akan meningkatkan kinerja organisasi.

• Kapabilitas organisasional meningkat. Kecakapan organisasi akan lebih meningkat karena tersedianya sumber daya manusia yang terlatih dan teruji dalam memimpin organisasi.

Kelemahan desentralisasi adalah :

• Manajer pada tingkat yang lebih rendah dapat membuat keputusan yang tidak sejalan dengan strategi umum perusahaan.

• Dapat terjadi kurangnya koordinasi antar manajer.

• Manajer pada level yang lebih rendah mungkin memiliki tujuan yang berbeda dari tujuan perusahaan secara keseluruhan.

• Dalam organisasi terdesentralisasi, agak sulit untuk menyebarkan gagasan inovatif secara efektif.